Vor ein paar Wochen habe ich euch einen Überblick über die wohl beliebtesten Zeitmanagementmethoden gegeben (hier). Damals habe ich versprochen euch mein persönliches Zeitmanagement in einem eigenen Artikel vorzustellen. Heute ist es soweit! Mein Zeitmanagement besteht aus einer auf meine Bedürfnisse angepassten Kombination verschiedener Methoden.

Ich habe einige Elemente aus der „Getting Things Done“-Methode von David Allen übernommen. Allerding kam ich mit der Trennung zwischen Kalender und Aufgabenliste gar nicht klar. Stattdessen sind die beiden Tools, die ich zur Planung nutze inzwischen miteinander verknüpft. Bei diesen Tools handelt es sich um Todoist und Google Calendar. Todoist bietet eine Echtzeitsynchronisation in beide Richtungen, die bei mir bisher immer problemlos funktioniert hat.

Um den Kopf für das frei zu haben, was gerade ansteht trage ich alle Aufgaben, die mir im Laufe des Tages einfallen sofort in meine Todoist-App ein. Falls ich bereits weiß, wann es nötig oder sinnvoll ist die Aufgabe zu erledigen füge ich gleich ein Datum hinzu. Zudem schaue ich jeden Abend in den „Eingangskorb“ und terminiere die Aufgaben, die noch ohne Datum dort herumschwirren. Wird eine Aufgabe nicht nur mit einem Tagesdatum, sondern auch mit einer Uhrzeit versehen wird sie in Google Calendar übertragen. Termine, die ich im Kalender eintrage werden automatisch in Todoist übernommen. Das erspart mir morgens den zusätzlichen Blick in den Kalender.

Oft bei der abendlichen, spätestens bei der wöchentlichen Durchsicht weise ich alle Aufgaben einem Projekt zu, sofern ich das nicht bereits beim Eintragen getan habe. Projekte sind bei mir z.B. Fernstudium, Blog, Haushalt, Fitness & Wellness. Das Einteilen in Projekte ist meiner Meinung nach nicht unbedingt notwendig, wenn die einzelnen Aufgaben klar benannt sind. Es hat aber den Vorteil, dass man in jedem Projektordner einen Überblick über die zugehörigen Aufgaben hat.

Als Grundlage für meine Priorisierung nutze ich die Eisenhower-Methode. Entscheidend ist es zwischen wichtig und dringend zu unterscheiden, denn nicht alle Aufgaben sind wichtig UND dringend. Wichtig sind alle Aufgaben, die dich deinen Zielen näher bringen. Bei mir wäre das z.B. das morgendliche Training, um das Ziel zu erreichen, gesund und beweglich zu bleiben. Oder das Lesen des nächsten Lehrbriefs, um letztendlich das Studium gut abzuschließen. Das kann natürlich zusätzlich dringend werden, wenn die nächste Klausur bereits vor der Tür steht. Dringend sind Aufgaben, die zu einem bestimmten nahe liegenden Termin fertig sein müssen. Todoist bietet vier Priorisierungsgrade an. Derzeit teste ich folgende Einteilung:

• Priorität 1:
  Alles was wichtig und dringend ist (Wichtiges sollte man möglichst gar nicht erst dringend werden lassen).

• Priorität 2:
  Alles was wichtig, aber nicht dringend ist.

• Priorität 3:
  Alles was dringend, aber nicht wichtig ist.

• Priorität 4:
  Alles was unwichtig und nicht dringend ist (dazu komme ich sowieso nie…).

Bei der Durchsicht der Aufgaben am Abend schaue ich mir immer an, was am nächsten Tag alles ansteht. Morgens nach meiner Morgenroutine kann ich die erste Aufgabe (Training) bereits abhaken und verschaffe mir dann einen Überblick, was ich an diesem Tag unbedingt schaffen sollte (Priorität 1 und Priorität 2). Mindestens zweimal im Laufe des Tages überprüfe ich, was ich schon geschafft habe und was noch aussteht. Aufgaben, die ich bis zum Abend nicht erledigt habe, versuche ich gleich auf einen anderen Tag zu verschieben.

Sonntag Abend prüfe ich, was ich aus der alten Woche noch übertragen muss und was bereits für diese Woche an Terminen und Aufgaben eingetragen ist. Für die Tage, an denen noch Luft ist, plane ich die Aufgaben, die mir bei dieser wöchentlichen Durchsicht noch einfallen.

Ich hoffe du hast ein paar Anregungen für dein persönliches Zeitmanagement gefunden. Welche Tools und Methoden nutzt du?

Finde deine Balance!